Sélectionner le bureau-conseil adéquat et entretenir avec lui une relation fructueuse, est une démarche cruciale pour l'entreprise. En effet, il peut l'aider à atteindre ses objectifs et contribuer à sa réussite. Aussi, avant de se lancer dans la recherche et la sélection d'un bureau, il est recommandé de prendre en considération les points-clé suivants :

Dix recommandations pour la recherche et la sélection d'un bureau-conseil et pour la gestion de votre relation avec celui-ci.

1. Réunissez toute l'information de base nécessaire.
2. Définissez les résultats que vous attendez et préparez un briefing écrit en conséquence.
3. N'invitez pas plus de trois bureaux-conseil à remettre une offre.
4. Tenez compte du temps nécessaire pour répondre de manière professionnelle au briefing.
5. Fournissez-leur les données de base concernant votre marché ou vos activités, au besoin en les interprétant et en les clarifiant.
6. Faites preuve de votre implication et dynamisez le processus par une contribution financière.
7. Comprenez bien le rôle que chacun, de part et d'autre, est appelé à jouer et établissez un système d'évaluation objectif.
8. Veillez à ce que tous les aspects commerciaux de la relation soient discutés avant de faire votre choix.
9. Prenez une décision dans un délai raisonnable et faites en part rapidement et en toute transparence à tous les bureaux-conseil consultés.
10. Définissez la ligne à suivre en matière de mise en oeuvre du projet et de gestion de la relation avec le bureau-conseil.

Ces dix points-clé s'inspirent des recommandations élaborées en commun par le secteur britannique de la communication (PRCA, DMA, IPA, ISBA, MCCA, AAR Group, ADForum, AAI, Agency Insight, The Haystack group).

1. Réunissez toute l'information de base nécessaire

• Analysez le genre d'assistance dont vous avez besoin en fonction du but à atteindre.
• Déterminez le type de bureau-conseil approprié.
• Interrogez des collègues d'autres entreprises sur leur expérience avec des bureaux-conseil.
• Prenez des renseignements sur les références de différents bureaux de l'BPRCA répondant aux critères décrits dans votre briefing.
• Evaluez toute l'information que vous avez réunie en fonction des critères repris dans votre "checklist".
• Invitez au maximum CINQ bureaux à vous présenter leurs références.

2. Définissez les résultats que vous attendez et préparez un briefing écrit en conséquence

• Rédigez un briefing écrit concis mais complet à l'intention du ou des bureaux que vous consultez.
• Ce briefing doit inclure notamment les points suivants : l'information de base générale et spécifique à la mission, les résultats attendus, des indications quant au calendrier et au budget disponible.
• Du briefing doit apparaître clairement si vous demandez uniquement des propositions stratégiques ou si vous attendez aussi quelques idées créatives, voire un plan d'action détaillé.
• Soyez clair dès le départ en ce qui concerne le budget. Ceci évitera des malentendus au cours des négociations.
• Identifiez et mentionnez clairement tous les critères qui serviront de base à l'évaluation des présentations et indiquez le délai dont les bureaux disposent.

3. N'invitez pas plus de TROIS bureaux à vous remettre une offre.

• Etablissez une liste restreinte de trois bureaux au maximum.
• N'invitez pas le bureau qui travaille actuellement pour vous si vous n'avez aucune intention de le garder. Si vous ne l'avez déjà fait, dites lui pourquoi vous ne l'avez pas inclus dans la liste restreinte.
• Informez les bureaux en compétition du nombre de bureaux consultés, en citant leurs noms, et faites leur savoir si le bureau en place est inclus.
• S'il est exigé des bureaux participants de signer une clause de non-divulgation ou de confidentialité, il faut le faire à ce moment.

4. Tenez compte du temps nécessaire pour répondre de manière professionnelle au briefing.

• Préparez un calendrier pour l'ensemble de la procédure d'appel d'offres et veillez à vous y tenir.
• Prévoyez suffisamment de temps pour que les bureaux-conseil aient l'occasion de vous rencontrer afin de discuter le briefing, poser des questions et, plus généralement, faire connaissance.
• Accordez aux bureaux-conseil un délai suffisant pour développer une proposition complète : dans certains cas, plusieurs semaines peuvent être nécessaires.

5. Fournissez-leur les données de base concernant votre marché ou vos activités, au besoin en les interprétant et en les clarifiant.

• Soyez prêt à partager, sur une base confidentielle, les données du marché et toute autre donnée pertinente en votre possession. Soyez aussi prêt à autoriser le personnel du bureau-conseil à prendre contact avec les collaborateurs de votre entreprise avec lesquels il serait amené à travailler si le bureau était choisi.
• Faites en sorte qu'un seul membre senior de votre organisation soit habilité à traiter toutes les demandes d'information de façon à assurer la cohérence des réponses.
• Les mêmes règles d'accès à l'information doivent être valables pour tous les bureaux qui participent à l'appel d'offres.

6. Faites preuve de votre implication et dynamisez le processus par une contribution financière.

• Vous devez décider dès le départ si vous apportez une contribution aux frais engagés par les bureaux pour développer leur proposition.
• Une contribution financière (la même pour tous les bureaux consultés) démontre votre engagement et le sérieux de vos intentions. L'objectif est de motiver les bureaux et de favoriser une approche professionnelle : la contribution n'est pas supposée couvrir tous les frais de tiers, de personnel et de frais annexes.

7. Comprenez bien le rôle que chacun, de part et d'autre, est appelé à jouer et établissez un système d'évaluation objectif.

• Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le processus de décision connaissent le briefing complet et qu'elles sont toutes présentes à chaque étape.
• Informez préalablement les bureaux-conseil des titres et fonctions des personnes qui seront présentes lors de l'exposé de leur proposition.
• Etablissez un système objectif pour évaluer chaque proposition.
• Assurez-vous que les représentants des bureaux-conseil que vous rencontrez sont ceux qui travailleront effectivement sur le projet.

8. Veillez à ce que tous les aspects commerciaux de la relation soient discutés avant de faire votre choix.

• Faites en sorte que les aspects commerciaux (contrat, rémunération et gestion de la relation) soient discutés avant la désignation effective du bureau-conseil.

9. Prenez une décision dans un délai raisonnable et faites en part rapidement et en toute transparence à tous les bureaux-conseil consultés.

• Décidez du bureau-conseil que vous allez engager aussi rapidement que possible : normalement pas plus de deux semaines après que toutes les propositions ont été remises.
• Fixez une procédure pour notifier votre décision à tous les bureaux consultés.
• Faites en sorte que tous les bureaux participants reçoivent le même jour un retour d'information.

10. Principes de base pour la mise en oeuvre du projet et la gestion de la relation.

• Dès qu'un bureau a été retenu, veillez à ce qu'un contrat en bonne et due forme soit négocié et signé.
• Organisez rapidement des réunions permettant à chacun de se familiariser avec les autres personnes impliquées ainsi qu'avec leurs méthodes de travail.
• La qualité des relations client/bureau est essentielle. Elles doivent donc être gérées activement : il faut passer en revue le travail effectué et renforcer la relation par des échanges de vues réguliers.